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RGPD Règlement Général sur la Protection des données

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RGPD (Réglement Général pour la Protection des Données) : il s’agit d’un règlement européen qui vise à harmoniser les mesures de sécurité des entreprises et des associations pour protéger vos données personnelles. Ce règlement est en vigueur depuis le 25 mai 2018 ; tout le monde doit s'y conformer, c'est pourquoi nous avons créé une politique de confidentialité qui précise quelles données vous nous transmettez, celles que nous collectons directement et quels sont vos droits dessus.

 

 1. Les informations que nous collectons

Les informations que vous nous transmettez directement : vous nous transmettez plusieurs informations lorsque vous remplissez le bulletin d’adhésion ou lorsque vous nous contactez. Il s’agit de vos nom, prénom, civilité, adresse e-mail, adresse postale, numéro de téléphone portable et fixe, etc.

Les données que nous recueillons automatiquement : aucune de manière nominative. Seules des informations statistiques concernent le nombre d’accès à telle ou telle page sont collectées (et remises à zéro une fois par mois) ainsi que les réponses anonymes aux sondages que nous effectuons.

Les informations que nous enregistrons : il s’agit des données nécessaires à la bonne gestion comptable de l’UTL (N° de chèque, banque, montant) ainsi que les données que vous nous transmettez pour modification de votre fiche adhérent.

2. Durée de conservation de vos données

Les données collectées dans le cadre de l’adhésion sont conservées pour la durée nécessaire à la gestion des adhésions et renouvellements. Elles sont ensuite archivées. L’informatisation de l’UTL de Bergerac étant récente, la durée d’archivage n’a pas encore été définie. Sachez que l’archive de l’année écoulée nous sert à générer automatiquement votre fiche adhésion pour l’année suivante lorsque vous renouvelez votre adhésion.

3. Comment usons-nous des données que nous recueillons ?

 Elles sont utilisées pour :

La gestion des ateliers, gérer les listes d’attente, vous informer des modifications effectuées sur votre fiche adhérent, etc..

— Gérer la comptabilité de l’UTL.

— Vous envoyer des lettres d’informations et communiqués (adresse mail).

4. Qui a accès à vos informations ?

Nous ne partageons aucune information avec qui que ce soit.

Seules les personnes habilitées à gérer l’UTL de Bergerac, et donc faisant partie du bureau et du conseil, ont accès aux informations de manière compartimentée :

— Les membres du bureau/conseil n’ayant pas de fonction de gestion ont un accès en consultation aux informations adhérents et comptables.

— La comptabilité ne peut intervenir en mise à jour que sur les informations comptables et générer les états récapitulatifs.

— Le gestionnaire des adhésions a accès à l’ensemble de la fiche adhésion.

— Le gestionnaire communications internes peut mettre à jour la liste des abonnés à la lettre d’information et communiqués. Lors de son inscription, un adhérent est automatiquement abonné.

— Les animateurs ont accès en consultation aux informations strictement nécessaires à la gestion de leurs ateliers. Pour ce faire ils doivent se connecter sur le site avec un identifiant et un mot de passe.

— Les adhérents ont accès à la liste des ateliers auxquels ils sont inscrits et à la liste des participants par atelier.

La création d’un compte sur le site de l’UTL (identifiant avec mot de passe) fait l’objet d’attribution de droits fonction du ou des rôles affectés (compartimentation) ; ces rôles sont les suivants : administrateur (webmestre), presidence, gestion communication (interne), bureau (accès en consultation), bureau comptabilité (accès en consultation), comptabilité, gestion adhérents et site, animateur.

Documentation : Schéma général Postes/Rôles informatique

Règlement Général sur la Protection des données RGPD (législation/CNIL)

V


P  

I

 S 

T   

E   

présidence

 

Id (5) : xxxxxxx

gestion adh/site/

bkp/Com. int

Id : xxxxxxx

comptabilité

 

Id : xxxxxxx

com. externe

 

Id : xxxxxxx/PlpNom (5)

com. interne

 

Id : xxxxxxx

gestion

conférences

Id : xxxxxxx

bureau

Id : PlpNom (5)

secrétariat

Id : xxxxxxx/PlpNom

gestion admin

Id : xxxxxxx/PlpNom

R  S

Ô  I

L  T

E  E

 

bureau (1)

bureau compta (2)

gestion com

presidence   

prospecteurs (3)


bureau (1)

bureau compta (2)

gestion adhérents et site

backup gestion com

prospecteurs (3)

bureau (1)

comptabilité

bureau (1)

bureau compta (2)

prospecteurs (3)

bureau (1)

bureau compta (2)

gestion com

prospecteurs (3)

bureau (1)

bureau compta (2)

prospecteurs (3)

animateur (4)

bureau (1)

bureau compta (2)

prospecteurs (3)

M

A

I

L

 

presidence

@

gestadh

@

compta

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gestcom

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@

personnelle


secretariat

gestadmin

@

utlbergerac.com

V


RGPD accès aux informations adhérents. Qui, quoi, pourquoi ?

(1) et (2) : accès aux données adhérents en consultation uniquement.

(3) prospecteurs : groupe de réflexion sur des sujets variés via des fils de discussions (forum).

(4) animateur : gère sa (ses) page(s) activité(s). Les animateurs accèdent aux informations leur permettant de gérer leur activité en se connectant au site à l'aide d'un identifiant et d'un mot de passe (voir RGPD : accès aux information adhérents. Qui, quoi, pourquoi ?).

(5) PlpNom : première lettre prénom suivi du nom. Id : identifiant pour se connecter sur le site avec les droits appropriés ; l'attribution d'un rôle confère des droits.

 

 

De surcroît, les personnes habilitées à gérer l’UTL de Bergerac doivent utiliser une boîte mail UTL spécifique pour toutes les tâches de gestion. Elles ne doivent en aucun cas utiliser une boîte mail personnelle.

5. Transfert de vos données

Nous n’effectuons pas de transfert de données.

6. Droits sur vos données personnelles

Vous disposez d’un droit d’accès en présence d’un membre du conseil ainsi que de rectification. Vous pouvez également demander l’effacement de vos données personnelles, mais dans ce cas vous ne ferez plus partie de l’UTL.

Vous pouvez exercer vos droits en nous indiquant l’objet précis de votre demande via le formulaire de contact se trouvant sur le site de l’UTL (https://utlbergerac.com).

Vous pouvez faire une réclamation auprès de la CNIL en vous connectant sur leur site internet https://www.cnil.fr/ ou par courrier postal à l’adresse : CNIL – 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.

7. Cookies

Nous n’utilisons pas de cookies (le site de l’UTL n’est pas un site marchand).

8. Confidentialité et mot de passe

Gérés par le gestionnaire du site (création de comptes, gestion des mots de passe, autorisations d’accès) seul habilité à créer un compte. Si vous avez un accès au site, vous ne devez pas le communiquer à des tiers.

9. Réseaux sociaux

Notre site peut avoir des liens vers des réseaux : nous ne communiquons pas d’informations personnelles à ces sites.

10. Modification de notre politique de confidentialité

Nous vous avertirons en cas de modification de notre politique de confidentialité.​

11. Documentation

Des documentations spécifiques ont été créées, soit sous forme d’aides (livres), soit descriptives (ex. description de poste). La liste au 26/05/2018 est la suivante :

Exemple d'aide sous forme de livre